Об утверждении Положения об обязательном экземпляре предоставления документов сельских поселений, предприятий, учреждений, организаций, коллективных сельскохозяйственных кооперативов, учебных заведений, отделов администрации района в районный муниципальный архив на постоянное хранение

Настоящее постановление определяет порядок формирования обязательного предоставления первых экземпляров документов как ресурсной базы комплектования полного исторического – информационного фонда документов источников комплектования архивного фонда Красночетайского муниципального архива и развития системы районной библиографии, обеспечение сохранности документов, его общественное использование, устанавливает виды обязательного экземпляра документов, категории их производителей и получателей, ответственность за их хранение и нарушение. Действие настоящего постановления не распространяется на документы, содержащие личную и (или) семейную тайну; документы, содержащие государственную, служебную и (или) коммерческую тайну; документы, созданные в единичном порядке исполнении; архивные документы (материалы), за исключением документов, передаваемых на хранение в районный муниципальный архив в соответствии с пунктами 1.1.2. настоящего постановления; электронные документы, распространяемые исключительно в сетевом режиме; управленческую и техническую (формуляры, инструкции, по эксплуатации и техническую документацию). Глава администрации постановляет: 1.Утвердить основные Положения об обязательном экземпляре предоставления документов сельских поселений, предприятий, учреждений, организаций, коллективных сельскохозяйственных кооперативов, учебных заведений, отделов администрации района в сектор по делам архивов Красночетайского района и в районный муниципальный архив. Глава администрации Красночетайского района А.И. Криков Подготовил: Аливанкин М.Е. Согласовано: юрист Ефимова Л.Д. 1. Основные положения. об обязательном экземпляре предоставления документов сельских поселений, предприятий, учреждений, организаций, коллективных сельскохозяйственных кооперативов, учебных заведений, отделов администрации района в сектор по делам архивов Красночетайского района. 1.1. Основные понятия. 1.1.1. В связи с принятием Устава Красночетайского района Чувашской Республики 23 декабря 2005 года решением Собрания депутатов Красночетайского района и на основании Закона Чувашской Республики «Об обязательном экземпляре документов Чувашской Республики» применяются новые следующие понятия в архивном делопроизводстве: - исторический информационный фонд документов архива и развития системы - библиографии - что будет составлять собрание всех видов предоставления первых обязательных экземпляров документов всех форм собственности, комплектуемое на основе обязательного бесплатного экземпляра представляемого в сектор по делам архивов администрации района, предназначенное для постоянного хранения и общественного использования; - обязательный экземпляр документов предприятий, учреждений и организаций – это экземпляры различных видов документов, изготовляемых на территории предприятий, учреждений и организаций района, документов, которые подлежат передаче их в сектор по делам архивов администрации района в порядке и количестве, установленных настоящим постановлением; - документы – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения; - экземпляр – образец тиражированного документа, идентичный оригиналу; - система обязательного экземпляра – это совокупность видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собрания, распределения и использования; - обязательный бесплатный экземпляр – экземпляры различных видов документов, подлежащие безвозмездной передаче их в сектор по делам архивов администрации района в порядке и количестве, установленных настоящим постановлением; - обязательный платный экземпляр – экземпляры различных видов документов, подлежащих передаче за плату заявителям; - производитель документов – это юридическое лицо независимо от его организационно-правовой и формы собственности или физического лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, осуществляющее подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра; - получатель документов – это юридическое лицо, сектор по делам архивов администрации района, наделенное правом получения, хранения и общественного использования обязательного экземпляра на безвозмездной или возмездной основе. 1.1.2. Хранение исторического – информационного фонда документов Чувашской Республики. Хранение национального, информационного фонда документов Чувашской Республики и района осуществляется сектор по делам архивов администрации района, который осуществляет Государственный архивный фонд источников комплектования сектор по делам архивов администрации района, являющимися особо ценными объектами культурного наследия народа, района. 1.1.3. Настоящее постановление основывается на Закон чувашской республики «Об обязательном экземпляре документов Чувашской Республики» от 28 апреля 2004 г. № 3, а также принятых в соответствии с ним иных нормативных правовых актов Кабинета Министров Чувашской Республики. 1.1.4. Действие настоящего постановления распространяется на всех предприятий, учреждений и организаций независимо от их форм собственности и получателей обязательного экземпляра документов; - деятельность сектор по делам архивов администрации района, регулируется Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Законом Чувашской Республики «Об Архивном фонде Чувашской Республики и архивах» 1.1.5. Целями формирование системы обязательного бесплатного экземпляра передачи первых экземпляров документов являются: - комплектование полного исторического значения документов постоянного хранения и по личному составу предприятий, учреждений и организаций района как части социально-культурного, экономического развития района и жителей в районе; - осуществление государственного учета документов; - организация постоянного хранения национального информационного фонда документов предприятий, учреждений и организаций района; - использование обязательного бесплатного использования, получение архивных справок жителями Российской Федерации; - информирование население о документах всех видов; - равномерное распределение обязательного экземпляра документов между получателем (сектор по делам архивов администрации района) и производителем документов на территории района. 1.1.6. В состав обязательного платного экземпляра и обязательного платного экземпляра входят следующие виды документов: - издания (текстовые, нотные, картографические, изоиздания) – издания, прошедшие редакционно-издательскую обработку, полиграфически самостоятельно оформленные, согласованные с юридическими, нотариальными, правоохранительными органами и имеющие регистрационные исходящие номера; - издания для слепых и слабовидящих - издания, изготовляемые рельефно-точечным шрифтом по системе Брайля, рельефно – графические издания, «говорящие книги», крупно – шрифтовые издания для слабовидящих, электронные издания для слепых; - официальные документы - нормативные, правовые акты органов местного самоуправления. Государственной власти Чувашской Республики, носящие обязательный, рекомендательный характер; - аудиовизуальная продукция – кино-, видео-, фоно- , фотопродукция и ее комбинации, созданные и воспроизведенные на любых видах носителей; - электронные издания – программы для электронных вычислительных машин и базы данных, а также электронные документы, прошедшие согласование с юридическими и редакционными органами на издательскую обработку, имеющие выходные регистрационные сведения; - неопубликованные документы – документы, содержащие результаты научно–исследовательской, опытно–конструкторской и технологической разработки (диссертации, отчеты о научно – исследовательских, об опытно–конструкторских и технологических работах, депонированные научные работы, алгоритмы и программы). 1.1.7. Органы местного самоуправления могут определять с учетом своих потребностей виды документов, входящих в состав обязательного предоставления документов в сектор по делам архивов администрации района на основе своих номенклатуры дел. 2. Обязанности и права производителей документов. 2.1. Затраты на подготовку документов, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного бесплатного экземпляра производителями документов в сектор по делам архивов администрации района обязаны передавать обязательный бесплатный первый экземпляр документов безвозмездно. Производители документов относят затраты на подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательных бесплатных экземпляров на себестоимость документов, входящих в состав обязательного бесплатного экземпляра. Дефектные обязательные бесплатные экземпляры по запросам получателей документов заменяются производителями документов в месячный срок. Получатели документов имеют право докупать документов обязательного экземпляры, не доставленные производителями, за счет последних. 2.1.2 Производители документов доставляют в день выхода в свет первый экземпляр печатных изданий в сектор по делам архивов администрации района; 2.1.3 Редакция районной газеты «Пирен пурнас» доставляет по одному обязательному бесплатному экземпляру всех видов печатных изданий, выпущенных в районе в сектор по делам архивов администрации района и в районную библиотеку в день выпуска в свет первой партии тиража. 2.1.4. Учредителям издательства предоставляется право получать обязательный бесплатный экземпляр изданий, выпущенных этим издательством или другой издающей организацией. 2.1.5. Почтовая пересылка обязательного платного экземпляра на территории района и за ее пределами производится в соответствии с законодательством Российской Федерации. 3. Обязанности получателей обязательного экземпляра. 3.1.1. На сектор по делам архивов администрации района возлагаются: - осуществление контроля за полнотой и оперативностью доставки обязательного бесплатного экземпляра документов; - постоянное хранение документов фондов соответствующих видов документов и их общественное использование; - копирование и репродуцирование обязательного экземпляра в целях обслуживания физических и юридических лиц. 3.1.2. Информирование об обязательном экземпляре: - сектор по делам архивов администрации района готовит библиографические указатели, которые включают сведения о поступивших документах; 3.1.3. За несвоевременную не полную доставку обязательного экземпляра представляет докладную в вышестоящие органы ведомств, и несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации об административных правонарушениях. Глава администрации Красночетайского района А.И. Криков